WinMENTOR este destinat utilizării de către firme cu profil de comerţ en-gros şi en-detail, producţie industrială şi agricolă, construcţii, audit financiar-contabil, alimentaţie publică, servicii, etc. Pachetul de programe este astfel conceput încât poate fi folosit şi de către persoane neiniţiate în contabilitate, odată ce configurarea iniţială a fost definitivată sub îndrumarea coordonatorului departamentului economic. În momentul introducerii datelor din documentele primare în machete, programul generează automat înregistrările contabile aferente, acestea putând fi vizualizate imediat.

Evidenţa contabilă

WinMENTOR^® asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei Dvs. Cu aceste adaptări puteţi folosi analitice pe un număr nelimitat de nivele. Programul calculează automat coeficientul diferenţelor de preţ la mărfuri, închide automat conturile de venituri şi cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate în participaţiune, programul asigură distribuirea procentuală a veniturilor şi cheltuielilor. Întrucât înregistrările contabile sunt efectuate automat, programul compune şi explicaţiile acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului. Înregistrările contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Este posibilă şi obţinerea unei balanţe cumulate pentru firmele din cadrul unui grup.

Stocuri

WinMENTOR rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu aspectul contabil. Iată câteva caracteristici:

• evidenţa multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică;
• descărcarea automată din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificare specifică;
• nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu preţuri diferite la acelaşi articol nu se creează poziţii noi în nomenclator);
• posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc în parte;
• identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de încadrare şi a atributelor de caracterizare;
• folosirea de unităţi de măsură multiple, cu transformarea automată a cantităţii şi a preţului pe baza parităţilor specificate;
• evidenţa pe serii, termene de garanţie şi date de expirare;
• calculul coeficientului de diferenţe de preţ în cazul evidenţei global-valorice.

Rezolvarea documentelor legate de înregistrarea stocurilor şi a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect asemănător cu cel al formularelor tipizate. Posibilităţi:

• intrări de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediţie, chitanţe fiscale, bonuri de achiziţie, cu evidenţierea diferenţelor constatate la recepţie şi tipărirea de note de recepţie corespunzătoare;
• intrări din import (DVI) şi calcul automat al preţului de import, cu toate componentele acestuia (transport, asigurare, taxe şi comisioane vamale, accize, etc.);
• intrări din producţia proprie;
• ieşiri spre consum, cu preluarea automată a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate în producţie şi tipărirea de bonuri de consum;
• vânzări de mărfuri sau produse din stoc sau vânzări de servicii evidenţiate pe agenţi de vânzare, cu tipărirea facturilor, avizelor de expediţie sau chitanţelor fiscale corespunzătoare;
• vânzări la export, cu tipărirea de invoice;
• transfer de articole din stoc între gestiuni, modificări de stoc (modificarea preţului de înregistrare, măriri sau diminuări de stoc), cu tipărirea de note de transfer sau avize de expediţie;
• evidenţa comenzilor emise către furnizori şi a comenzilor de la clienţi, cu tipărire de facturi proforma;
• evidenţa facturilor nesosite, aferente intrărilor pe avize de la furnizori şi a facturilor de întocmit, posibilitatea tipăririi facturilor corespunzătoare avizelor emise;

WinMENTOR înregistrează orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preţuri a discounturilor de la furnizori şi generarea automată de discounturi pentru vânzări în funcţie de valoarea facturii, volumul tranzacţiilor încheiate cu clientul, cantitatea facturată către un client sau termenul de plată a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vânzare se pot urmări termene de plată şi majorări de întârziere la plată.

Furnizori şi clienţi

WinMENTOR dă posibilitatea împărţirii în clase de încadrare, în funcţie de necesităţile curente de operare, pentru identificarea rapidă a partenerilor. Pachetul de programe păstrează în nomenclatorul de parteneri o singură înregistrare, indiferent de moneda tranzacţiei sau de tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizări, furnizori plătiţi în avans, furnizori – facturi nesosite, clienţi, încasări în avans de la clienţi, clienţi – facturi de întocmit); în funcţie de macheta în care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identifică tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.

• Pe baza creditelor acordate clienţilor, WinMENTOR semnalează situaţiile în care pe un document de ieşire este depăşit plafonul de creditare acordat unui client.
• Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vândut în funcţie de volumul tranzacţiilor înregistrate în decursul timpului cu un client.
• Se pot consulta în orice moment fişe lunare sau anuale de clienţi şi furnizori în lei sau valută, balanţe de furnizori sau clienţi, situaţia furnizorilor neachitaţi sau a clienţilor datornici.
• WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectuează tranzacţii în valută), precum şi efectuarea operaţiunilor de compensare cu terţii, pe bază de proces verbal de compensare.
• Stingerea obligaţiilor de plată sau încasare pentru parteneri poate fi făcută şi într-o monedă diferită de cea care a generat obligaţia respectivă.
• Lista încasărilor lunare de la clienţi, permite evidenţa stingerii obligaţiilor de încasare pe clase de parteneri sau pe agenţii de vânzări care au intermediat vânzările.

Încasări şi plăţi

• WinMENTOR permite legarea plăţilor şi încasărilor de documentele primare care au generat obligaţia de plată sau încasare. Problema plăţilor şi încasărilor în valută este rezolvată complet, cu înregistrarea automată a diferenţelor de curs valutar.
• Evidenţiază operaţiunile bancare aflate în curs (cambie, cec, bilet la ordin, etc.).
• Gestionează complet avansurile de trezorerie prin plăţi, restituiri şi justificarea sumelor cheltuite.
• Tipăreşte registre de casă şi de bancă în lei sau valută; sumele în curs de decontare pot fi tipărite separat pentru încasări sau plăţi în curs, cu evidenţierea datei reale sau probabile de decontare.

Liste şi rapoarte

Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe piaţa de produse hardware, programul permite listare în mod grafic (imprimante laser sau cu jet) sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce deţin imprimante care nu pot tipări în mod text liste în format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate A4 pentru orice listă, indiferent de lăţime.

Ordonarea după valorile crescătoare din oricare coloană, gruparea liniilor după valorile comune din coloane, impunerea de condiţii de filtrare a liniilor din listă, centralizarea automată şi alte operaţii asemănătoare pot fi configurate de utilizator în funcţie de necesităţile apărute în exploatarea pachetului de programe.

Foarte important este faptul că, în situaţia în care aceeaşi listă necesită grupări, filtrări şi configurări diferite pentru a răspunde unor cerinţe diverse, utilizatorul poate salva variante ale listei originale, astfel încât denumirea specificată apare în meniul modulului de liste la acelaşi nivel cu lista originală livrată odată cu WinMENTOR.

Câteva dintre listele ce pot fi obţinute:

• liste contabile: balanţa de verificare în lei sau valută, registrul jurnal de înregistrări contabile, fişe analitice de cont, fişe şah de cont, cartea mare, realizări pe activităţi în lei sau valută, deconturi de asociere în participaţiune, declaraţii privind obligaţii de plată la bugetul de stat, s.a;
• liste de TVA: jurnal de cumpărări, jurnal de vânzări, registrul de încasări din magazin, declaraţiile de TVA;
• liste pentru casă şi bancă: registre de casă şi bancă (lei sau valută), liste de plăţi şi încasări în curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc;
• stocuri: liste de intrări de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea modului de calcul al preţului de import) sau din producţie proprie, liste de consumuri, liste de vânzări, fişe de magazie, balanţa stocurilor, raport de gestiune ş.a;
• liste de furnizori/clienţi/avansuri de trezorerie: fişa de furnizor/client, balanţa de furnizori/clienţi, fişa de avans spre decontare, balanţa avansurilor spre decontare, lista furnizori neachitaţi, clienţi datornici, lista încasărilor de la clienţi, ş.a.

Ghid de utilizare MENTOR Detalii Liste

Creat pentru a veni în întâmpinarea utilizatorilor ce şi-au dezvoltat activitatea de producţie, modulul oferă posibilitatea asistării utilizatorului în realizarea următoarelor etape:

• pregătirea fabricaţiei – încărcarea consumurilor de materiale şi de manoperă pe produs;
• lansarea în producţie – elaborarea comenzilor interne de producţie şi generarea programului lunar de fabricaţie;
• urmărirea consumurilor de materiale şi manoperă, a producţiei realizate;
• transmiterea realizărilor lunare ale angajaţilor în modulul SALARII în vederea furnizării indicatorilor impliciţi de realizare a salariilor în acord;
• postcalculul producţiei lunare realizate conform programului de fabricaţie (cu preluarea datelor din modulul SALARII în ceea ce priveşte consumurile de manoperă);
• evidenţa realizării producţiei – abateri realizate la nivel de comandă internă în ceea ce priveşte consumurile de materiale şi manoperă, stadiul realizării programului de fabricaţie lunar, situaţia realizării comenzilor de la clienţi, etc.

 Detalii

Posibilităţile de lucru oferite utilizatorilor acoperă integral cele mai complexe solicitări ale departamentelor comerciale. Astfel, sunt acoperite integral contractele comerciale de vânzare-cumpărare şi cele de leasing operaţional şi financiar. Ofertele, comenzile şi contractele la şi de la parteneri (furnizori, clienţi) pot fi gestionate integral.

Iată şi unele facilităţi specifice firmelor de distribuţie:

• atribuirea automată de discounturi sau majorări de preţuri de vânzare, după diverse criterii
• lucrul cu articole cu preţuri multiple şi cu categorii de preţ implicite
• înregistrarea automată a taxelor de coletărie (pe greutate, pe valoare, cu valoare declarată, taxe ramburs, etc.)
• urmărire garanţii la vânzare
• generator de facturi pentru comenzile de la clienţi în limita stocurilor disponibile şi în ordinea termenelor de livrare
• generator de facturi pentru vânzări
• facturare automată pentru servicii de tip abonament
• generator de facturi pentru vânzări/achiziţii în rate
• generator de facturi pentru vânzari/achiziţii în leasing

Listele specifice acestui modul acordă utilizatorului avantajul de a obţine informaţii detaliate despre rezultatele activităţii sale comerciale:

• stocuri: necesar de aprovizionat, stocuri critice, în curs de epuizare, fără mişcare, prognoza de stocuri bazată pe perioade comparabile
• urmărirea situaţiei partenerilor: plăţi/încasări, furnizori neachităţi/clienţi datornici
• facturi nesosite/facturi de întocmit
• liste de intrări/ieşiri pe firmă şi pe gestiuni
• topul vânzărilor/încasărilor în lei şi în valută
• topul clienţilor/furnizorilor
• comenzi către furnizori/de la clienţi, comenzi în curs, comenzi de la şi către subunităţi
• evidenţa vânzărilor pe perioade specifice, durata medie de încasare pe fiecare agent de vânzări, istoricul vânzărilor pe articole şi pe parteneri

 Detalii

Aşa cum sugerează şi denumirea, modulul Restaurant este destinat gestionării activităţii din cadrul unui restaurant, aplicaţia fiind conectată la baza de date WinMENTOR^®.

Interfaţa aplicaţiei este adaptată pentru monitoare de tip touchscreen şi permite realizarea cu uşurinţă a tuturor proceselor ce ţin de acest domeniu (reprezentarea grafică a dispunerii meselor, înregistrarea comenzilor clienţilor, listarea automată a articolelor comandate la imprimantele gestiunilor care urmează să le pregatească, listarea notelor de plată, etc.).

Accesul ospătarilor la comenzi este parolat, iar prin introducerea noţiunii de „supervizor” este posibilă blocarea efectuării unor operaţii ce pot duce la fraude. Înregistrarea bonurilor listate la casa de marcat direct în baza de date WinMENTOR permite ca la sfârşitul zilei să se poată efectua descărcarea stocurilor, cumularea plăţilor clienţilor pe diferite forme de plată, descărcarea stocurilor de materii prime în baza reţetelor produselor şi efectuarea automată a înregistrărilor contabile specifice acestor operaţii.

Aplicaţia permite listarea unor situaţii analitice sau sintetice privind vânzările din cadrul restaurantului pe intervalul dorit, evidenţiind distribuirea acestor vânzări pe săli, mese şi ospătari.

Modulul funcţionează împreună cu produsul WinMENTOR^® conţinând doar procedurile specifice activităţii de service auto:

• programare lucrări,
• lansare comenzi în execuţie,
• urmărire consumuri de piese de schimb,
• închidere comenzi,
• facturare lucrări,
• încasare facturi – a fost inclusă în modul dar există şi în WinMENTOR.

Modulul Parc Auto permite gestiunea flotei auto şi calculul consumului normat de combustibil pe baza fişelor de activitate zilnică (FAZ).

Alături de pachetul de programe WinMENTOR^®, oferă posibilitatea de a analiza un vehicul ca pe un centru de profit, punând în balanţă eficienţa utilizării lui pentru transport cu cheltuielile pe care le-a ocazionat.

Parc Auto cuprinde date generale despre mijloacele de transport şi despre anvelopele utilizate, precum şi autorizaţiile şi documentele necesare utilizării autovehiculelor. De asemenea, facilitează planificarea intervenţiilor, evidenţa traseelor de parcurs, evidenţa fişelor de activitate zilnică şi calculul automat al consumurilor normate de combustibil.

WM EDI (Electronic Data Interchange) este o aplicaţie creată de echipa WinMENTOR^®, care răspunde cerinţelor clienţilor săi – furnizorii reţelelor mari de retail.

Acest modul efectuează importul comenzilor clienţilor şi exportul de facturi în format XML, facilitând astfel conectarea la portalurile de reţele de vânzare cu amănuntul şi câştigând timp şi resurse. Dezvoltarea acestor funcţii este în desfăşurare, conform cerinţelor utilizatorilor.

Modulul SALARII oferă posibilitatea calculului salariilor angajaţilor, lăsând utilizatorul să opteze între înregistrarea lor contabilă direct în modulul de bază WinMENTOR^® şi includerea lor manuală prin note contabile.

În afară de această posibilitate, care permite funcţionarea modulului independent de produsul de bază WinMENTOR, acest modul are facilităţi de configurare a contribuţiilor, indemnizaţiilor, sporurilor şi reţinerilor, ce îi conferă un grad ridicat de adaptabilitate la cerinţele utilizatorului şi la modificările de legislaţie. Adăugând gradul ridicat de configurabilitate a listelor specifice, rezultă un instrument ideal pentru optimizarea activităţii de evidenţă a personalului şi calcul al salariilor.

Integrat în produsul de bază WinMENTOR, modulul permite preluarea realizărilor din producţie pentru angajaţii salarizaţi în acord, calculând automat indicele de realizare a salariului şi oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat.

 Detalii

Modulul MIJLOACE FIXE permite calculul automat al amortizării mijloacelor fixe şi obiectelor de inventar, aflate în gestiunile societăţii utilizatorului în regim liniar, accelerat sau degresiv. Facilităţi de calcul: posibilitatea modificării duratei de utilizare a mijlocului fix în timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluării amortizării mijloacelor fixe şi a valorii de inventar, etc.

 Detalii

DOC-IMP-SERVER este un modul distinct ce funcţionează ca server de import de documente destinat proiectelor de interfaţare a diferitelor aplicaţii cu programul WinMENTOR^®.

Este un server de tip DCOM ce conţine funcţii pentru:

• consultarea de date din baza de date WinMENTOR
• actualizarea unor nomenclatoare sau emiterea unor documente.

Structura bazei de date WinMENTOR are un grad înalt de complexitate, fapt care accentuează utilitatea unui astfel de server, care permite programatorilor să dezvolte aplicaţii ce execută consultări şi actualizări de date fără a le fi necesară cunoaşterea structurilor de date WinMENTOR sau a relaţiilor dintre tabele.

Transferul de date dintre aplicaţia client şi DOC-IMP-SERVER se face prin blocuri de date de tip Olevariant care, în esenţă, sunt array-uri de string-uri ce conţin informaţii concatenate cu „;”.

În funcţie de specificul dezvoltării pe care doresc să o facă, programatorii primesc ca suport un proiect ce conţine exemple de conectare la DOC-IMP-SERVER şi de lansare a unor funcţii de bază.

De asemenea, li se indică atât funcţiile pe care le pot folosi pentru a ajunge la rezultatele dorite cât şi structura pe care trebuie să trimită sau să primească datele.

Informaţii despre abonament

Ce cuprinde aplicaţia DECLARAŢII?

Declaraţia 100/710:

• Declarație privind obligaţiile la bugetul de stat, conform OPANAF 1203/10.05.2018, valabil începând cu 05/2018
• Declarația se completează și se depune până la data de 25 ale lunii, de către contribuabilii cărora le revin obligaţiile declarative și de plată pentru impozitele și taxele cuprinse în Nomenclatorul obligaţiilor de plată la bugetul de stat

Din WinMENTOR^®se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII. Generarea se face prin extragerea datelor din baza de date WinMENTOR şi eventuala lor modificare, operată de utilizator. Declaraţia se poate lista doar în formatul .pdf, rezultat în urma validării fişierului .xml.

Declaraţia 205:

• Declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit, conform OPANAF 3695/ 27.12.2016 (începând cu anul de raportare 2016)
• Se completează şi se depune anual de către plătitorii de venituri care au obligaţia calculării, reţinerii şi virării impozitului pe veniturile cu regim de reţinere la sursă a impozitului.

Declaraţia 390 – VIES:

• Declaraţie recapitulativă privind livrările/achiziţiile intracomunitare de bunuri
• Se completează de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA, conform art. 316 sau art. 317 din Codul fiscal, şi se depune lunar, la Agenţia Naţională a Finanţelor, până pe data de 25 a fiecărei luni (inclusiv).

Declaraţia 392:

• Declaraţia informativă 392 privind livrările de bunuri şi prestările de servicii

Declaraţia 394:

• Declaraţie informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional, conform OPANAF 2264/2016
• Se completează de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România, conform art 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, şi care sunt obligate la plata taxei conform art 307 alin. (1) şi alin. (7) din Codul fiscal, pentru operaţiunile impozabile în România
• Declaraţia se depune la organul fiscal competent până în data de 30, inclusiv, a lunii următoare încheierii perioadei de raportare declarate pentru depunerea decontului (lunar, trimestrial, etc.).

Declaraţia 112:

• Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate
• Se completează începând cu anul 2011 de către persoanele fizice şi juridice care au calitatea de angajatori, entităţile asimilate angajatorului care au calitatea de plătitori de venituri din activităţi independente, plătitorii de venituri pentru persoanele care realizează venituri de natură profesională, persoane asimilate angajatorului, orice plătitor de venituri de natură salarială sau asimilate salariilor
• Declaraţia se poate depune lunar sau trimestrial, până pe 25 a lunii următoare celei pentru care se depune declaraţia.

REVISAL:

REVISAL – registrul general de evidenţă a salariaţilor

• Aplicaţia REVISAL este folosită pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic. Fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora
• Se completează de către angajator de fiecare dată când în cadrul firmei apar modificări cu privire la evidenţa salariaţilor şi în funcţie de modificare, se depune în termen de câteva zile.

Bilanţ:

• Se completează de către persoana înregistrată în scopuri de TVA cuprinzând următoarele tipuri de raportare: raportare anuală, situaţie financiară anuală şi situaţie financiară semestrială în termen de 120 zile sau 150 de zile în funcţie de tipul de raportare.
• Fişele fiscale se completează de către societăţile care au cel putin un angajat, o data pe an, şi se depun la Agenţia Naţională a Finanţelor Publice până în ultima zi a lunii februarie, inclusiv. Termenul limită pentru completarea fişelor fiscale este până în anul 2010, inclusiv!

Legătura dintre BAZĂ şi SATELIT – destinată sincronizării celor două baze de date care se dezvoltă în paralel – se face prin intermediul pachetelor de date, pregătite de procedurile de cuplare din modulul SATELIT şi transmise prin intermediul reţelei Internet sau pe suport magnetic. Sincronizarea se face în ambele sensuri. Existenţa unui SATELIT presupune realizarea următoarelor activităţi:

• pornirea SATELITULUI;
• operarea tranzacţiilor curente;
• sincronizarea bazei de date de pe SATELIT cu cea de pe BAZĂ.

 Detalii

Modulul CUPLAJ permite listarea unei balanţe cumulate pentru un grup de mai multe firme înregistrate în nomenclatorul WinMENTOR^®.

Cuplarea balanţelor este necesară dacă o firmă este împărţită în mai multe subunităţi aflate în localităţi diferite şi care au personalitate juridică distinctă. În această situaţie, fiecare subunitate trebuie să aibă o balanţă proprie, iar întocmirea bilanţurilor semestriale sau anuale necesită întocmirea unei balanţe cumulative.

Spre deosebire de celelalte module, acest modul este materializat printr-o singură opţiune de meniu, şi anume „LISTE/MENTOR/Contabile/Balanţa cumulată-mai multe firme”.

După selectarea firmelor pentru care se doreşte cuplarea balanţelor, modulul generează planul de conturi cumulat, executând validări de compatibilitate între planurile de conturi ale firmelor selectate.

Modulul BUGETE se adresează unităţilor economice care doresc să-şi conducă activitatea în baza unui plan de venituri şi cheltuieli, în mod deosebit instituţiilor publice. În WinMENTOR^®, această opţiune este inclusă în modulul EXPERT şi se poate activa din EXPERT > Diverse.

Modulul STOCURI-COMENZI ONLINE este o aplicaţie de tip Web Server şi presupune instalarea în prealabil a serverului de Web IIS.
Modulul este compus din trei submodule:

• consultare online a stocurilor din WinMENTOR^®
• emiterea de comenzi de către clienţi în baza stocurilor existente
• emiterea de comenzi de către agenţi în baza stocurilor existente

WM Admin are capacitatea de a opera automat actualizări ale bazei de date existente, pentru o listă specificată de firme. Este o componentă vitală pentru utilizatorii care lucrează în mod curent cu un număr important de firme.

Detaliile comerciale ale acestui nou modul sunt disponibile în lista de preţuri şi în macheta de calcul.

 Detalii